แนวทางการบริหารจัดการข้อมูลบนระบบ Google Cloud Storage

ระบบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ @msu.ac.th

ประกาศ แนวทางการบริหารจัดการข้อมูลบนระบบจดหมายอิเล็กทรอกนิกส์ @msu.ac.th และแนวปฏิบัติสำหรับผู้รับบริการ

ตามที่สำนักคอมพิวเตอร์ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม ได้ให้บริการจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ @msu.ac.th เพื่อสนับสนุนการจัดการเรียนการสอน
และการบริหารจัดการในมหาวิทยามหาสารคาม ภายใต้ระบบบริการ Google Workspace for Education แต่เนื่องจาก Google ได้ปรับเปลี่ยนนโยบายการให้บริการ จากเดิมที่ให้บริการฟรีเป็นแบบมีค่าใช้จ่าย ซึ่งทำให้มหาวิทยาลัยต้องใช้งบประมาณจัดซื้อบริการดังกล่าวเป็นจำนวนมากเพื่อให้บริการแก่บุคลากรและนิสิตปัจจุบันที่มีจำนวนมากกว่า 40,000 คน ดังนั้นเพื่อให้การบริหารจัดการบัญชีผู้ใช้งาน Google Cloud Storage และระบบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ @msu.ac.th เป็นไปด้วยความเรียบร้อยและมีประสิทธิภาพ สำนักคอมพิวเตอร์จึงได้กำหนดแนวทางการบริหารจัดการ ดังนี้

  • บัญชีผู้ใช้งานสำหรับบุคลากร บัญชีละ 25 GB

  • บัญชีผู้ใช้งานสำหรับนิสิต บัญชีละ 10 GB

  • บัญชีผู้ใช้งานสำหรับนักเรียนโรงเรียนสาธิต มหาวิทยาลัยมหาสารคาม บัญชีละ 10 GB

  • บัญชีผู้ใช้งานสำหรับคณะ/หน่วยงาน บัญชีละ 20 GB

ในเบื้องต้นสำนักคอมพิวเตอร์ขอความร่วมมือทุกท่าน ช่วยตรวจสอบ และบริหารจัดการพื้นที่ร่วมกัน ดังนี้

  1. ตรวจสอบสถานะการใช้พื้นของตนเองที่ https://drive.google.com/settings/storage โดยให้แน่ใจว่าได้เข้าใช้ด้วยบัญชีองค์กร @msu.ac.th

1.1 หากพื้นที่การใช้งานของท่านไม่เกินโควต้าที่ได้รับจัดสรรตามประกาศของสำนักคอมพิวเตอร์ไม่ต้องดำเนินการใดๆ

1.2 หากใช้พื้นที่มากกว่าโควต้าที่ได้รับจัดสรรตามประกาศของสำนักคอมพิวเตอร์ ให้ทำการย้ายข้อมูลหรือลบข้อมูลที่ไม่จำเป็นออกจาก
Storage ของท่าน ให้มีพื้นที่คงเหลือไม่เกินตามประกาศ วิธีการคัดลอกข้อมูลด้วย Mover.io PDF File หรือ VDO File


  1. กรณีที่ต้องย้ายข้อมูล ผู้ใช้งานย้ายข้อมูลออกจากระบบ Google Cloud Storage (ทั้ง Google Drive , Google Photo และ Shared Drive) ไปยังระบบ One Drive ของมหาวิทยาลัย(บัญชีผู้ใช้งาน @o365.msu.ac.th)ให้มีพื้นที่คงเหลือไม่เกินตามที่ได้รับจัดสรร
    ให้แล้วเสร็จ     ภายในวันที่ 31 ตุลาคม 2565 วิธีการคัดลอกข้อมูลด้วย Mover.io PDF File หรือ VDO File

หลังจากย้ายข้อมูลหรือสำรองข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้ดำเนินการดังนี้

1. ลบข้อมูลใน Google Drive และ Shared Drive ออกจากบัญชีของท่าน

2. ลบไฟล์ในถังขยะทิ้ง (หากไม่ทำการลบ ข้อมูลจะยังใช้พื้นที่ Drive ของท่านอยู่ บัญชีอาจถูกระงับ)


  1. วันที่ 1 พฤศจิกายน 2565 ผู้ใช้งานที่ใช้พื้นที่เกินกำหนดจะถูก “ระงับการใช้งาน” บัญชี @msu.ac.th และผู้ใช้งานสามารถติดต่อขอเปิดบัญชีใช้งานเป็นการชั่วคราว เพื่อย้ายข้อมูลให้แล้วเสร็จ ภายในวันที่ 30 พฤศจิกายน 2565


  1. วันที่ 1 ธันวาคม 2565 เป็นต้นไป บัญชีที่ใช้พื้นที่เกินกำหนดจะถูกรีเซ็ตและข้อมูลของผู้ใช้งานจะถูกลบออกจากระบบ @msu.ac.th ทั้งหมด หลังจากนั้นผู้ใช้งานจะเข้าใช้งาน @msu.ac.th ด้วยบัญชีเดิม โดยใช้รหัสผ่านเริ่มต้น Pw@หมายเลขบัตรประชาชน 13 หลัก


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

หมายเหตุ : หลังจากย้ายข้อมูลหรือสำรองข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้ดำเนินการดังนี้

1. ลบข้อมูลที่สำรองแล้วที่อยู่ใน Google Drive และ Shared Drive ออกจากบัญชีของท่าน

2. ลบไฟล์ในถังขยะทิ้ง (หากไม่ทำการลบ ข้อมูลจะยังใช้พื้นที่ Drive ของท่านอยู่ บัญชีอาจถูกระงับ)

1. คัดลอกหรือย้ายข้อมูลจาก Google Drive ไปยัง OneDrive ของมหาวิทยาลัย (บัญชี @o365.msu.ac.th)
ที่มีพื้นที่ร้องรับ 1 TB
*หากผู้ใช้งานลืมบัญชีใช้งาน หรือ ลืมรหัสผ่าน @o365.msu.ac.th ของมหาวิทยาลัย สามารถตรวจสอบบัญชีใช้งาน/ขอรีเซตรหัสผ่าน ได้ที่ https://portal.msu.ac.th
วิธีการคัดลอกหรือย้ายด้วยการใช้เว็บไซต์ mover.io คู่มือวิธีการย้ายข้อมูล PDF File หรือ VDO File
ข้อดี คือ สะดวกและรวดเร็วไม่จำเป็นต้องมีพื้นที่ภายใน Hard Drive ของเรา
ข้อจำกัด คือ ไฟล์ประเภท Google Drawing, Google Photo ,Google Forms, Google Site และ Google Maps ,Jamboard จะไม่คัดลอก
มาด้วย ซึ่งสามารถคัดลอกด้วยตนเองภายหลัง

2. คัดลอกหรือย้ายข้อมูลจาก Google Drive (@msu.ac.th) ไปยัง Gmail (บัญชี @gmail.com) ด้วย Google Takeout

หมายเหตุ : พื้นที่ของ Google Cloud ประกอบด้วย Gmail, Google Drive, Google Photo
ตรวจสอบขนาดพื้นที่การใช้งาน https://drive.google.com/settings/storage